アポ取りメールに「下記承知しました」だけで返していてはダメ!アポを優位に進める2つの返信のコツ

meeting-1356065_1280何度も連絡して、関係者の時間を抑えてようやく取れたアポイント。

スケジュールを調整し、日程を画定させたところで、

「下記承知しました。当日はよろしくお願いします」

だけで済ませてませんか?

あと2つ要素を加えることで、そのアポをコントロールすることができますよ。

アポ取りメールに「下記承知しました」だけで返していてはダメ!アポを優位に進める2つの返信のコツ

その2つが以下です。

  • 日程をオウム返しする
  • 終了時間を付け加える

日程をオウム返しする

日程が決まったら、「下記承知しました、では◯月×日▲▲時に伺わせていただきます。」と書いておきます。

返信してすぐに予定をカレンダーに入れておけば良いのですが、同時に別のことをしていると忘れることもあります。

返信メールの最初に予定を書いておくことで、あとでメールをざっと見返すときや、全然関係の無い他のメールを探しているときに無意識に日時が飛び込んできます。

そうすると無意識に日時を記憶して、「うっかり忘れていた!」と言うことを防ぐことができます。

また、単純に一度オウム返しに日程を書き直すということだけで、記憶にも定着しやすくなります。

終了時間を付け加える

会議のアポを取るときに、「では13時に伺います」と開始時間だけ指定していませんか?

ここで、「では13時から1時間ほどお時間をちょうだいします」とか「13時から14時にてお伺いします」というように、終了時間の目安を伝えておきます。

このメリットは、相手に会議のボリュームを伝えるられるのと同時に、ダラダラと終わらない会議を避ける効果が期待できます。

まとめ

この「下記承知しました」メールは何も考えずに返信できてしまうため、意識していないところで優先順位が下がりがちです。

日程のオウム返しと終了時間の明記をすることで、自分の中で時間割のようにカレンダーを埋めることができるようになります。

特に社内の会議などは、予定表に追加してても直前まで忘れていることもあったりしますので、この2つのコツはオススメです。

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