会議の時間をいつもの半分にする、5つのコツ

会議は決める場であり、話し合いをする場ではありません。

何かを決めるには会議が必要(悪)であり、会議によってしか決まらないのも日本人の慣習です。(すいません、日曜日にみたシン・ゴジラの影響がまだ残っています)

さて、今日はプログラム開発の中で行う会議体について、いつもなら1時間かかるレビュー会議をあらかじめ「今日は30分で強制終了します!」と宣言して開催してみました。

今回メインでしゃべる担当者は、それほど説明するのが得意では無いタイプです。
基本的にゆっくりとしたテンポでしゃべり、考える時間も長い。

その分、熟慮を重ねられている雰囲気が出るので見落としが無いようにも思えていたのですが、ポイントがずれる事もしばしばありました。

その担当者は普段であれば、想定の時間の5割増しくらいかけて、ようやく必要充分な説明を引っ張り出す事ができていました。

が、今回は時間をいつもの半分にする!と宣言し、普段の30%しか時間をかけられないようにしました。

そうしたときも、会議のゴールがちゃんと意図したものにすることができました。
この会議の中で実際に行った、会議をゴールに到達させるための5つのコツをご紹介します。

会議の時間をいつもの半分にする、5つのコツ

時間の経過を逐一宣言する

適当に時計をみながら「残り◯◯分!」と、説明している途中でも宣言してみました。

こうすると、否が応でも残り時間を気にするので、その中だけで喋れる事ができる者だけを説明者は喋ろうとします。

どんどんツッコむ

普段は、説明と議論のやり取りを会議体のいちばん最後にしていたのですが、今回はわざとどんどんツッコむようにしました。
理解ができてなくてもツッコむ事で、説明をする担当者はどんどん追い込まれて新しい引き出しを開けそこにまたツッコむので、参加者全員の頭をフル回転することができます。

出席者全員の合意を得ながら進む

別の話題に進む前に、いったん「ここまでで他に確認する事は無いですか?」と問いかけます。

あれば、そこから議論が発展する可能性がありますが、どんどんツッコんで話を進めていたので、この状況でさらに質問が出てくることはありませんでした。

この質問をする事で、次の話題に行く前にいったん頭をリセットできる効果も期待しました。

会議後に取るべき行動を明確にする

会議の中で物事が決まると、次にとるべき行動も明らかになります。

そこでなんとなく「やらなきゃねぇ」ではなく「いつまでに」「だれが」やるかを決めておく事で、何となく終わってしまったという感覚をなくす事ができます。

積み残しは期限を切った課題にする

時間を区切っているので、どうしても積み残し案件がでてくる可能性があります。

今回の場合は、指摘した事項についての修正内容をその場で確認する事ができませんでした。

普段であれば、直接会議の中で修正してしまうのですが、この積み残しは担当者のタスクとしました。

ここで重要なのが、その課題についても「期限を切る」ことです。

これは可能な限り短い間隔が良いですね。

担当者に任せて期限を切るのではなく、自分の中で行けそうなギリギリの日にちを起源とする方が良いです。

まとめ

いつも1時間かかっている会議だから、今回も。。。ではなく「30分!」と宣言する事で、話すべきポイントを絞らざるを得なくなりました。

そして、説明しきれない部分も実際問題ありました。

この点については、会議体の前に取るべき行動として資料のレビューを入れれば良いのでは無いかと思います。

会議のやり方に困ったときに読む本

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