複数プロジェクトが同時進行しているときだからこそ、ポモドーロ・テクニックが有効だと気づいた

ポモドーロ・テクニック」という時間管理術をご存じでしょうか?

ざっくり説明すると、時間を短い単位に区切り、その時間は1つのことに集中し、その後休憩を取るのを繰り替えすやり方です。

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photo credit: Pomodoro-välineet via photopin (license)

 

たしか5年前くらいに知って、その頃はキッチンタイマー的なガジェットを使ったりしていました。
集中してタスクをこなすためj疲労感がハンパなく、いつの間にかやらなくなっていました。

が、どうも最近、仕事が回らない(=細かいタスクのバックログが残り続ける)状態が続いていたので、久しぶりに使ってみたらイイ感じに処理できたのでご紹介します。

 

 

ポモドーロ・テクニックのやり方

ポモドーロ・テクニックは、やろうと思えばすぐにできます。
用意するのはタイマーだけです。なのでスマホの時計アプリでも壁掛け時計でも時間が分かれば何でも良いです。

これやろう!と言うタスク(僕の場合は複数のタスクでした)が決まったら、以下の手順を行います

  • タイマーで25分をセットする
  • タイマーが鳴るまで、そのタスクだけに取り組む。
  •  タイマーが鳴ったら、必ず休憩する(5分)

 

ここまでの単位を、1ポモドーロと呼びます。
この間に、電話を取ったり人から声かけられたり、WebやSNS、メールを見てしまったら、ポモドーロ失敗です。

その段階でいったん1までもどり、再度やり直しです。

 

ポモドーロ・テクニックをうまく回すコツ

人から声を掛けられても、ここまではセーフというマイルールを作る

ポモドーロ・テクニックではそのタスクを中断してしまったら、ポモドーロ失敗としています。
が、職場では、人に声を掛けられるのは当たり前なので、「伝達、交渉、折り返し」戦略を取ります。

  1. 伝達 ・・・ 今は対応できない旨を伝える
  2. 交渉 ・・・ いつできるかを交渉する
  3. 折り返し ・・・ ポモドーロが済んだら、折り返し回答する

 

ここまでのタスク中断はセーフで、タスクを中断して他の仕事(メールの返信や電話の発信が最小単位)をやってしまったら、ポモドーロ失敗にしています。

 

休憩をしっかり取る

やりがちなのが、タスクをこなした後の休憩を取らないことです。
他のメールを返してみたり、キリの悪いところで25分が経ってしまったので、キリの良いところまでやってしまおうと思いがちです。

そうするとポモドーロ・テクニックの本来の目的である、メリハリをつけて集中する時間を作るということが難しくなります。

休憩中は少なくとも仕事はしなくてもOK、ボーッとしたり雑談したり軽く身体を動かす時間に意識的にするようにします。

僕は午前中に4ポモドーロ回したら、昼休みまではその間に溜まったメールの返信をするようにしています。
そして、午後は4ポモドーロ回したら、コンビニに行って気分転換しています。

 

達成感に浸る

経験上、午後は午前ほど集中できないので、1回回すのが精一杯です。
つまり1日で8ポモドーロが限界。

これを達成できたら、今日の仕事は終わり!くらいの達成感に浸っています。

 

まとめ

どうも最近、注意力散漫な感じがしていたのでポモドーロ・テクニックを久しぶりに使ってみたら良い感じでした。

ちなみに、僕が使っているタイマーはChromeの拡張機能の「Strict Workflow」です。

 

この拡張機能を使うと、Chromeのバーに小さいトマトのアイコンでカウントダウンをしてくれます。

 

 

この拡張機能が便利なのは、あらかじめ登録しているサイトのみアクセス、あるいはアクセスできなくすることができます。

SNSやニュースは御法度でも、インターネット上で調べ物をしたいときはどうしてもありますよね。

 

例えば、FacebookとTwitterとYahoo!は除外、というような設定をしておくことができます。

 

ポモドーロ実行中にうっかり、お気に入りバーをクリックしてアクセスしようとしても、下のようなメッセージが出てアクセスすることができません。

 

ポモドーロ・テクニックは、最初のうちは、割込タスクに挫けそうになると思います。

が、繰り返し実行していくうちに、何かしらの物事に集中する訓練にもなるのでオススメです。

 

 

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