日報って何のため?やるべき事とその結果だけにフォーカスした。

Brainstorming

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以前のエントリーで、定例会議での週1回の進捗報告をやめて、開催時間を半分にしたお話をしました。

それまでは、会議の中で事前に記載してもらっていたメンバー個人の、その1週間の実績と翌週の予定を確認していました。

メンバー全員が参加している場ですと、タスクをすぐに振り分けたり、抜け漏れを確認できるメリットはあります。

逆に安定して何もないと、他のメンバーはただ聞いているだけになってしまいます。

というわけで、週次のこの会議体の中では、個人の進捗に触れるのをやめました。

日報って何のため?やるべき事とその結果だけにフォーカスした。

ただメンバーにとっては、これまで週一で報告すればOKだったのに、毎日報告しなければならなくなり、負担が増えたと感じるはず。

そこで、毎日の報告を以下の2ステップにしました。

  1. 前日の夕方に、明日必ず完了しなければならないことを書く。
  2. 次の日は、前日に書いた必ず完了しなければならないことができたかどうかを◯×△で評価する。

◯は完遂、△は完了できなかった、×は着手すらできなかったという意味です。

△と×の場合は、なぜそれが完了できなかったのかの理由を書いてもらうことにしました。

shorten-meeting

インボックスは、日付が決まっていないざっくりとしたタスクの塊を入れておきます。

完了しなければならないことは、当日のゴールを書いてもらいます。
書き始めた当初、複数日にまたがって同じことを書いているメンバーがいましたので、書き直しを何度かお願いするケースがありました。

最初に、「今日のゴールを明確にする」と言う意識付けが重要です。

また、これまでやっていなかったことなので、習慣化できるまでは継続的にフォローしてあげることが必要ですね。

まとめ

時系列の作業内容の報告、今日のタスクや明日の予定などは、日報には不要だと思います。
部下は管理されてると感じるし、上司は手間が増えるだけ。

それよりも、メンバーが自発的に何をするべきかを考え、上司はそれを補足する。

その結果をメンバーが自分で判断し、評価するので、本人の中で気づきや振り返りを行う事ができます。

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